Apesar de não ser devidamente valorizada, a sala de espera cumpre um papel importante, pois é o ambiente onde o cliente fica entre a primeira e última interação de seu atendimento. Por isto, apesar de parecer um simples local, é uma ótima oportunidade para desenvolver a sua relação e imagem com o cliente.

Em outras palavras, ao contrário da recepção ou momento da consulta, nesta área, o cliente terá um momento reflexivo, enquanto aguarda pelo próximo passo. Nesse sentido, ele tem um período para melhor avaliar o local e notar detalhes que influenciam na percepção de sua empresa. Assim, é importante identificarmos características que podem impactar diretamente na opinião e satisfação dos clientes, indo desde a higienização, à acessibilidade e segurança do local, além, de claro, bons passatempos.

É importante que seu consultório apresente sua identidade, entretanto, ele também pode ser um ambiente funcional e acolhedor.  Com intuito de ampliarmos sua visão sobre este assunto, hoje, no blog do Codental, traremos as melhores dicas para decoração e organização de sua sala espera.

Como começar a organizar uma sala de espera? 

Bom, para isso, separamos alguns tópicos para analisarmos a melhor forma de organizar sua sala de espera, juntando sua identidade e o conforto que seus clientes merecem. 

• Higiene;
• Acessibilidade;
• Móveis;
• Entretenimento;
• Iluminação e Temperatura;
• Cores e Decoração;

Limpeza e higienização da sala de espera: 

A limpeza e organização são fatores cruciais para uma boa e saudável experiência dos clientes. Reforce a atenção dos profissionais aos processos de limpeza e na preservação do ambiente, antes, durante e após o horário de funcionamento. 

Lembramos que disponibilizar comestíveis e bebidas, tal como biscoitinhos ou café, é uma dica que recomendamos adicionar à sua sala. Porém, nestes casos, tenha atenção ao estado de conservação destes itens e do local em que são armazenados. 

Também é importante ressaltarmos o respeito e cumprimento das normas da ANVISA e demais protocolos sanitários apropriados para os consultórios odontológicos.

Escolhendo os móveis para sua sala de espera:

Em relação à mobília, considere o conforto de seus clientes e normas de segurança na hora da escolha. Além disso, a seleção destes itens pode ser completamente de gosto pessoal.  Então, daremos algumas dicas para direcionar melhor sua escolha e planejamento.

Considere a capacidade do espaço disponível, tanto para organização de seus móveis, quanto para atender seus pacientes. 

Para escolha de itens que serão diretamente usados pelos clientes, como os assentos ou mesas para apoio/anotações: coloque-se no lugar de seus clientes. Uma cadeira mais simples pode ser mais econômica e versátil, porém, desconfortável. Um sofá que agrupa mais pessoas simultaneamente, mesmo que muito confortável, pode também não ser a melhor escolha.

Equilibre o conforto e a funcionalidade na escolha da mobília que terá uso contínuo pelos seus clientes e profissionais.

Para os demais móveis, seguir a identidade de sua empresa e combinar seu estilo, e praticidade no seu local de trabalho é a chave para o sucesso. Contudo, não deixe de considerar fatores que podem gerar dificuldades no dia a dia, como um móvel que possa cair com maior facilidade, ou que ocupe espaço demais!

Acessibilidade na organização da sua sala de espera: 

É importante que você pense nesta questão desde a escolha da mobília, ao planejamento e organização de sua sala de espera. É importante considerar que um determinado planejamento, móvel ou decoração, pode não atender ou se adequar a todos os seus clientes e profissionais.

Semelhante a evitar quaisquer obstáculos, a construção de um ambiente capaz de atender certas necessidades mostra que sua empresa pensa além do serviço oferecido. Será um diferencial notado por seus clientes. 

Entretenimentos e distrações para sua sala de espera:  

Nesta questão, a tecnologia, mais uma vez, traz soluções simples que podem sanar algumas dúvidas sobre o que fazer para este ambiente. 

Começando pelo mais simples, recomendamos que disponibilize um sinal de acesso wi-fi para uso dos clientes. Para muitas pessoas, esta será uma distração suficiente. Porém, ainda temos outras opções para aproveitar este espaço: 

Em relação a televisores, por exemplo, você pode apresentar conteúdos educativos ou filmes/seriados previamente selecionados. É importante evitarmos canais abertos que possam trazer informações desconfortáveis em momentos inusitados ou imprevisíveis. Outra oportunidade nesta escolha é o uso deste espaço para o marketing da sua empresa, ressaltando informações sobre seus serviços, procedimentos, profissionais, e muito mais. 

Revistas e folders informativos também são uma boa opção e trazem maior segurança em relação a possíveis procedimentos que serão realizados. 

Para concluirmos este tópico, também aconselhamos que avalie a possibilidade de incluir um espaço kids. Este espaço contribui para tranquilidade do ambiente e satisfação dos clientes, e dos “baixinhos”, além de ser um diferencial para os pais que podem não ter um intervalo em sua rotina para suas consultas. 

Iluminação e temperatura ideal para sua sala: 

Obviamente que a criação de um ambiente perfeito e que agrade a todos não será possível. Porém, estes dois detalhes podem ser cruciais para composição de um ambiente, e interferem diretamente no bem-estar dos clientes. Por isso, aqui daremos algumas diretrizes para organização de uma sala de espera ideal. 

Um local bem iluminado, com luzes indiretas ou natural, trará grande sensação de conforto e tranquilidade. Logo, evite abundância de luzes ou lâmpadas muito fortes, ou diretas demais e equilibre a atmosfera do local. 

A utilização de ar condicionado ou climatizadores ao invés de janelas e ventiladores nem sempre é tão acessível. Em contrapartida, irá fazer toda a diferença no conforto de seus pacientes e profissionais. Isso facilita o controle da temperatura do local, que não deve ser muito quente nem muito fria.

As melhores cores e decorações para sua sala de espera: 

Para este tema, vamos te ajudar a balancear seu gosto pessoal com uma identidade profissional. 

Por exemplo, para um ambiente mais tranquilo e moderno, cores mais secas e neutras, como bege, cinza, e o clássico branco, podem trazer mais seriedade e classe ao ambiente. 

Cores vivas ou que combinem com sua marca podem impactar mais seus clientes, reforçando seu marketing. O uso de cores frias, como azul ou tons de verde-claro/água, podem dar uma maior sensação de limpeza, tranquilidade e suavidade ao local. Ainda assim, seja livre e criativo para estudar as melhores combinações do estilo da sua empresa. Neste quesito, de fato existe uma gama de escolhas que podem ser feitas, então, verifique mais informações sobre a psicologia das cores. 

Em relação aos itens decorativos, vale mencionar que menos é mais, e manter um equilíbrio entre sua identidade, funcionalidade e organização é a chave para o sucesso.

Utilize itens que reforcem sua identidade e qualidade. Com isso, selecione quadros, vasos de planta, dentre outros objetos decorativos que transmitam sua imagem e contribuam  para uma composição sofisticada. Dar o seu toque pessoal pode fazer a diferença.

Outros fatores: 

Em primeiro lugar, não podemos deixar de mencionar a relação entre os profissionais e os clientes, afinal, ela é grande parte do sucesso de qualquer empresa. Então, separamos aqui algumas dicas para um atendimento humanizado e acolhedor. Em seguida, mencionamos que nos momentos de espera, a conversação pode contribuir para o desenvolvimento da relação com seus clientes. Desse modo, é importante que seus profissionais saibam se portar adequadamente nestes cenários. 

Se tiver dúvidas sobre a experiência de seus clientes e queira encontrar oportunidades de melhorar seu consultório, disponibilize uma pesquisa de satisfação. Este item contribui para identificar essas oportunidades e pode ser apresentado na sala de espera, solicitado ao fim de seu atendimento.

Lembramos que, por melhor que seja sua sala de espera, estender o tempo de aguardo dos pacientes, impacta proporcionalmente na avaliação do seu trabalho. Dessa forma, procure manter a pontualidade e organização dos agendamentos. 

Portanto, como dito no texto, a sala de espera será o ambiente onde o cliente pode avaliar onde está sendo atendido, e formar sua opinião a respeito da sua empresa. Deixar uma boa impressão é valioso. 

Uma sala de espera receptiva transmite profissionalismo, seriedade e segurança, que, por fim, somados ao tratamento acolhedor da sua equipe, irá engrandecer a relação de sua empresa com os clientes.