A gestão de consultório odontológico, quando feita de forma organizada e eficiente, é um fator determinante para a otimização de processos e resultados, assim como para alavancar o crescimento do negócio.

A falta de organização e de processos básicos pode tornar a gestão de consultório odontológico um grande caos. Assim, apenas o conhecimento técnico dos processos odontológicos não é o suficiente para manter um consultório aberto. Isso porque, o dentista precisará administrar o consultório, lidando com a parte burocrática do negócio.

Como esse é um problema recorrente nos consultórios, trouxemos para vocês algumas instruções e dicas para otimizar a gestão do seu consultório, veja:

O que é gestão em serviço odontológico?

A gestão no consultório odontológico é uma ferramenta que serve para auxiliar na tomada de decisões assertivas, visando uma administração consciente. Ou seja, é um conjunto de ações que busca desenvolver o consultório odontológico, otimizando o seu funcionamento.

Portanto, investir em uma boa gestão em odontologia permite que o dentista tenha uma visão panorâmica de todos os aspectos do seu negócio. Assim, fica mais fácil analisar os dados, para criar estratégias de crescimento para o consultório.

Uma boa gestão na odontologia facilita o estudo mais profundo das métricas, para medir o sucesso do empreendimento via dados efetivos e confiáveis.

Qual a importância de fazer uma boa gestão de consultório odontológico?

Por mais que você ofereça o que há de melhor em tratamentos odontológicos, existe um fator muito importante que interfere diretamente no sucesso do seu negócio, a gestão de consultório odontológico.

Esse é, inclusive, um dos aspectos que mais preocupa os profissionais da área, os donos de seu próprio consultório. Isso porque a gestão de consultório odontológico é um tema pouco abordado nos cursos de graduação da área da saúde.

Por esse motivo, o dentista gestor tem muitas dúvidas sobre como realizar a gestão de consultório odontológico. E toda essa preocupação faz sentido, pois administrar um negócio de forma eficiente é essencial para mantê-lo saudável financeiramente e ter crescimento.

Vantagens de ter uma boa gestão no seu consultório:

Como vimos no tópico anterior, a gestão de consultório odontológico é extremamente importante para quem deseja se destacar neste mercado. Mas além de proporcionar esse diferencial competitivo, a gestão de consultório odontológico traz outros benefícios, como:

• Permitir a formulação de um plano de crescimento;
• Facilitar a análise das métricas para medir o sucesso do negócio;
• Melhorar o gerenciando das finanças;
• Permitir a revisão de fornecedores e custos de fornecimento;
• Reduzir as taxas de cancelamentos, faltas de pacientes e orçamentos não convertidos;
• Otimizar a alocação dos esforços de marketing;
• Definir estratégias para educar os pacientes, mesmo quando eles não estão em seu consultório;
• Otimizar processos, diminuir as falhas e reduzir o retrabalho;
• Entre outros.

Esses são benefícios que permitem melhorar a gestão de consultório odontológicos em aspectos que vão muito além do cuidado com os pacientes. São eles que vão ajudar o sucesso dos seus negócios.

Como gerenciar na sua clínica o setor financeiro e ter lucratividade?

O setor financeiro da sua clínica ou consultório odontológico é quem regula a lucratividade do seu investimento. Ter controle, organização, e senso de empreendimento e investimento vai garantir que você tenha, de fato, bons resultados.

Mas seu setor financeiro é muito mais do que o seu fluxo de caixa. Por essa razão, é necessário que o dentista gestor fique atento a alguns pontos importantes:

Separe as contas pessoais das contas da clínica ou consultório

Um dos erros mais comuns num consultório ou clínica, onde o gestor é o principal profissional, é misturar as contas pessoais com as contas do negócio. O ponto essencial é entender que a empresa é uma coisa e o empresário é outra. É preciso possuir suas contas pessoais e mantê-las de forma independente.

Uma boa estratégia para manter o controle financeiro é estabelecer um valor de retirada, que seja suficiente para pagar as contas pessoais, colocando essa retirada como uma despesa para a empresa. Isso também é chamado de pró-labore.

A ideia é ser a pessoa física resolvendo suas contas e o empresário mantendo o controle financeiro da empresa. Assim, se sua clínica precisar de investimento, ela terá o valor dela para isso.

Registre todo o movimento do consultório

Dependendo do sistema de controle financeiro aplicado no consultório, pode ser cansativo registrar todos os detalhes do movimento financeiro, mas é de extrema importância para que o profissional saiba de onde está vindo e para onde está indo o dinheiro.

Só é possível manter o controle daquilo que temos conhecimento. Portanto, todas as receitas e despesas devem ser organizadas em contas próprias, permitindo analisar os resultados da empresa.

Planeje em curto, médio e longo prazo também as finanças

Mesmo que você tenha um pequeno consultório, o planejamento deve ser feito para curto, médio e longo prazo. Mantendo o controle financeiro da sua clínica ou consultório odontológico dentro dos parâmetros necessários para controle, o gestor poderá fazer previsão do fluxo de caixa de forma coerente, avaliando os resultados e o que deve ser melhorado.

Com um controle financeiro efetivo, é possível planejar novos investimentos e oferecer novos serviços que permitam maior fluxo de clientes e, consequentemente, maior produtividade.

Dicas para uma boa gestão de consultório odontológico

Por fim, trouxemos algumas dicas de como realizar a gestão do seu consultório e garantir um bom gerenciamento, acompanhe:

1. Preze pela organização

A princípio, a organização é um passo fundamental para aprimorar a experiência do seu paciente e garantir uma boa gestão do consultório.

Só para exemplificar, o prontuário eletrônico odontológico é uma inovação na odontologia que facilita muito a rotina de secretárias e dentistas.

Com o resumo das informações do paciente em um único lugar, o atendimento no consultório é mais assertivo e dinâmico, promovendo mais agilidade e qualidade no atendimento.

Além disso, com o uso de um software odontológico você consegue acessar as informações do paciente em qualquer hora e lugar, facilitando a organização da sua agenda para que você tenha mais tempo para outras atividades do dia a dia. 

2. Seja o líder da sua equipe

Em sua maioria, as empresas atuam com uma equipe de trabalho e nos consultórios odontológicos o apoio de outros profissionais é essencial.

Por isso, ter uma boa gestão de pessoas também é um ponto de gerenciamento importante para o sucesso da sua clínica.

Com o suporte necessário para que eles possam se desenvolver, de forma pessoal e profissional, toda a equipe será capaz de trazer mais inovações e conhecimento para o consultório.

Portanto, atue como um líder e ofereça o melhor apoio para os seus colaboradores, sempre de forma ética e profissional, com uma gestão que incentive a evolução e o reconhecimento pelo bom trabalho.

3. Invista em marketing digital

Atualmente, as pessoas estão mais presentes na internet e as pesquisas por dentistas e tratamento odontológicos também são maiores.

As estratégias de clínicas e consultórios no marketing digital são uma excelente ferramenta para divulgar o seu serviço, bem como gerar interação e reconhecimento com o paciente que busca a sua solução. 

Por exemplo, uma das estratégias do marketing digital é a criação de conteúdos informativos para o público-alvo, de forma que o paciente encontre em seu consultório a segurança e o conhecimento necessários para agendar uma consulta.

Antes de começar a desenvolver as estratégias digitais, é importante ficar atento às limitações legais impostas para a área de odontologia pelo Código de Ética Odontológico (Aprovado pela Resolução CFO -118/2012) em seu capítulo XVI.

4. Crie laços com seus pacientes para a fidelização deles

A boa gestão do seu consultório odontológico está diretamente relacionada à satisfação dos seus pacientes, bem como à qualidade do atendimento e dos seus serviços.

Por isso, conte com a sua equipe e invista em um atendimento humanizado, com mais tranquilidade e acolhimento aos medos dos pacientes. 

Ao mesmo tempo, utilize as novas tecnologias odontológicas para garantir aos seus pacientes tratamentos mais eficazes e seguros e agilidade no atendimento, minimizando o tempo dos pacientes no consultório. Mais bem-estar sem comprometer os resultados.

5. Fornecedores de confiança

Outra dica valiosa é ter bons fornecedores para garantir a reposição imediata dos produtos essenciais para a rotina no consultório, principalmente os insumos descartáveis.

Para manter o consultório odontológico em ordem e sem arriscar ficar sem insumos, faça o controle de estoque com frequência e mantenha uma lista de bons parceiros sempre à mão.

6. Conte com ajuda de um software de gestão

Por fim, o uso de um software de gestão permite que o dentista, a secretária e toda a equipe façam uma boa gestão de seu consultório de uma maneira rápida e dinâmica.

A partir dele é possível gerir a sua agenda de consultas e exames, fazer o controle financeiro e ainda manter uma relação próxima com o seu paciente.