Várias são as ferramentas que mantêm a saúde financeira de uma clínica odontológica, dentre elas está o fluxo de caixa.

O fluxo de caixa é um conceito bem simples de entender; se trata de uma ferramenta de controle do dinheiro que está entrando e saindo do seu consultório. Entretanto, muitos dentistas não têm consciência do impacto que o bom gerenciamento do fluxo de caixa tem na competitividade e lucratividade da clínica.

Entender e saber gerenciar corretamente essa ferramenta é de extrema importância, desde empreendimentos menores, com poucos dentistas, até empreendimentos maiores como redes de clínicas e muitos funcionários.

O impacto do fluxo de caixa é tão grande em um negócio que pode significar a sobrevivência do seu consultório durante os altos e baixos financeiros. Dessa forma, preparamos esse material para te auxiliar e fornecer 7 valiosas dicas que irão transformar o fluxo de caixa do seu consultório.

Como o fluxo de caixa afeta o seu negócio

O fluxo de caixa é um reflexo das práticas de gestão do seu consultório odontológico. Dessa forma, uma boa análise dessa ferramenta, principalmente sobre a confiabilidade dos registros, pode ser determinante para elaborar um planejamento financeiro e operacional de sucesso. Alguns pontos que devem ser analisados no fluxo de caixa são:

• Pessoal: seu fluxo de caixa será impactado diretamente pelo número de funcionários que você contrata, o nível dos profissionais contratados e os benefícios que você oferece, sendo necessário ficar atento.
• Equipamentos e tecnologia: aquisição de novas equipamentos, assim como custo de manutenções e insumos devem ser criteriosamente analisados, para que os investimentos sejam feitos de maneira saudável.
• Serviços externos e comunicação: gastos com contadores, advogados, internet, telefonia, entre outros, são essenciais para o bom funcionamento e sobrevivência do consultório. Entretanto, seus gastos devem ser planejados com sabedoria, de preferência utilizando uma abordagem preventiva.
• Receitas: Aumentar as receitas é essencial para o sucesso do negócio, sendo assim investir em mecanismos de fidelização de pacientes, oferecer serviços de qualidade e efetuar campanhas para atrair novos clientes é essencial.

A importância do monitoramento do fluxo de caixa

Monitorar o fluxo de caixa do seu consultório odontológico é muito importante, pois as entradas e saídas se alteram mês a mês, sendo assim, para se ter um negócio prospero e lucrativo é necessário possuir uma reserva financeira para cobrir as despesas diárias.

Além disso, imprevistos podem ocorrer, o que faz o controle de riscos ser mais efetivo ao ter total controle do fluxo de caixa da clínica.

Como se efetua o cálculo do fluxo de caixa

O método direto é o primeiro método utilizado para calcular o trecho da operação, se baseando nas informações de transação que impactam o caixa no período determinado. Dessa forma, se contabiliza todos os recebimentos de caixa das atividades operacionais e se subtrai todos os desembolsos de caixa das atividades operacionais.

Outra fórmula de determinação do fluxo de caixa é o método indireto. Neste caso, depende de qual regime de competência o contador registra as receitas e despesas em momentos diferentes do pagamento ou recebimento de dinheiro.

Sendo assim, diferente do método direto, o método indireto, o contador inicia com o número do lucro líquido encontrado na demonstração do resultado e faz ajustes para desfazer os impactos dos acréscimos que foram feitos durante o período analisado.

7 dias para otimizar o fluxo de caixa do seu consultório

Controle completo das contas

Para conseguir otimizar o fluxo de caixa, se faz necessário que o gestor da clínica saiba exatamente para onde todo o dinheiro do consultório vai.

Um ponto importante é estabelecer um valor máximo para manter o dinheiro no caixa da clínica, e não no banco. Dessa forma, você sempre terá uma quantia em casos de imprevistos imediatos.

Entretanto, quando o valor máximo for atingido, deposite o dinheiro em uma conta bancária do seu consultório para garantir a segurança do mesmo.

Não esqueça de catalogar os dados

Após definir todas as despesas da clínica, incluindo o dinheiro de reserva para contratempos, é necessário catalogar todas as entradas e saídas de dinheiro. Essas anotações serão úteis para posterior análise dos resultados financeiros do consultório.

Uma dica é separar os valores em categorias para identificar a origem do dinheiro e a saída. Uma forma de separação é:

Despesas dividas em cinco categorias:

• Custos fixos de manutenção
• Custo com pessoal
• Custos relativos ao atendimento
• Investimento em marketing
• Saídas extras

      Receitas

• Essas podem ser caracterizadas de forma simples, ou em uma só separação, já que a maioria, ou toda a receita do consultório será proveniente dos atendimentos. Entretanto, caso queira um controle mais detalhado, é possível efetuar essas separações pelos tipos de atendimentos.

Registrar todas as transações do financeiro

A confiabilidade e exatidão dessa parte é fundamental para o controle de gastos e o fluxo de caixa do consultório. Dessa forma, é o registro de todas as transações que irá validar a veracidade dos seus ganhos e custos financeiros.

Sendo assim, deve-se registrar toda a transação financeira do consultório, por menor que seja, especificando a data em que cada movimentação ocorreu.

Fechamento de caixa

Essa etapa se baseia em conferir se todos os levantamentos foram devidamente efetuados. O registro e o fechamento do caixa devem ser efetuados diariamente, sendo conferido no final do expediente.

É importante não deixar o fechamento de caixa acumular e caso não ocorra esse fechamento em um dia especifico, tente efetuá-lo o mais rápido possível.

Efetue a análise de todos os relatórios

Após o registro e fechamento do caixa é necessário analisar os resultados obtidos. Dessa maneira, a análise dos resultados deve sempre considerar o planejamento financeiro feito por você, verificando as metas que deseja alcançar e as projeções estabelecidas.

O relatório financeiro deve ser analisado semanal e mensalmente. Dessa maneira, é possível ter uma visão ampla de todo o setor financeiro, não devendo se esquecer de considerar os investimentos desejados no consultório, pois são necessários para o sucesso do negócio e destaque no mercado.

Separe as contas pessoais da conta da clínica

Esse ponto é muito importante, pois será essencial para o controle eficaz do fluxo de caixa, pois alguns lançamentos serão da sua conta pessoal e não relacionados a clínica.

Escolha um dia para efetuar o pagamento de todas as contas do consultório e seus funcionários. Dessa forma, você irá conseguir saber exatamente como anda a lucratividade do seu consultório.

Conte com um software odontológico

Um software odontológico é um grande aliado para controle do seu fluxo de caixa de forma efetiva e ágil, efetuando os lançamentos de maneira automática e economizando o tempo que os lançamentos de tomaria.

O Codental possui um módulo financeiro que faz o controle do fluxo de caixa para você, além de permitir o controle das suas despesas, receitas, efetuar emissão de boletos, além de permitir a seleção de períodos para efetuar análise.

Além disso, o Codental conta com outras inúmeras funcionalidades para otimizar seu tempo. Possuindo também, agenda odontológica, anamnese com modelos prontos e personalizados, entre outras inúmeras funcionalidades.

Concluindo, o fluxo de caixa é determinante para o sucesso e saúde financeira de qualquer negócio. Além disso, ter o auxílio de um bom software pode ser uma excelente forma de manter o seu atualizado.