Você já parou para pensar na importância que a agenda odontológica tem para a sua clínica? Você consegue ter sua agenda organizada de maneira adequada? Ou vive com problemas, encaixando seus pacientes e sem tempo para nada?

Saber organizar sua agenda não é tarefa fácil, mas felizmente existem maneiras de facilitar esse processo, trazendo um bom funcionamento para seu negócio, otimização dos horários da clínica e qualidade de atendimento para seus pacientes.

Sabemos que existem vários tipos de agenda e formas de utilizá-las. Por isso preparamos esse texto completo para você se organizar!

Como organizar a agenda odontológica?

Antes de pensar em qualquer coisa, você precisa pensar sobre a sua rotina e o que de fato funciona para você. Pois de nada adianta implementar agendas que não são práticas ou que não vão se adequar ao seu perfil de trabalho.

Analise a rotina da sua clínica para entender bem as suas necessidades. Abaixo listamos algumas perguntas que vão fazer você compreender melhor as suas necessidades:

• Quantos dentistas trabalham na sua clínica?
• Quantos pacientes você atende, em média, por dia/ semana?
• Qual é o tempo médio dos procedimentos executados na sua clínica?
• Qual é o período de funcionamento da clínica (dias na semana e horários)?

Após responder a essas perguntas, e realizar uma breve reflexão, você começará a entender melhor a logística e a organização interna da sua clínica, conseguindo optar por um formato de agenda que irá melhor lhe atender.

Independente do tipo de agenda que escolher, você precisará aprender a organizar e a fazer a gestão de tempo. Por isso observe as nossas dicas de organização de agenda!

Compreender bem o fluxo de atendimento

O primeiro passo para ter uma boa agenda odontológica é entender bem o funcionamento do fluxo de atendimento do seu consultório. Ou seja, entender o caminho que o paciente percorre, desde o primeiro contato com o consultório, até a conclusão do seu tratamento.

Entender bem esse processo é fundamental para organizar a agenda, pois irá deixar claro o tempo necessário a investir em cada atendimento, evitando atrasos, falta ou excesso de pacientes.

Além disso, o fluxo de atendimento faz entender com mais precisão a etapa do tratamento onde o paciente se encontra, ficando possível visualizar quanto tempo ainda será necessário se dedicar a ele.

O fluxo de atendimento se inicia com o primeiro contato do paciente com o consultório, solicitando informações e explicando suas necessidades. Nesse momento, se realiza uma avaliação e todas as informações necessárias são recolhidas sobre o paciente, desde seus dados pessoais, como nome completo, idade, endereço e telefone, até informações referentes aos procedimentos já realizados com outros profissionais, problemas relatados, imagens da arcada dentária, entre outros dados considerados importantes.

É importante ressaltar que para arquivar todos esses dados é interessante contar com um software odontológico para consultório que possibilite salvar todas as informações em um lugar seguro e sem limite de espaço.

Após a organização desses dados, o fluxo segue para o agendamento da primeira consulta. Dessa forma, a partir desse momento, a agenda odontológica deve se manter a mais organizada possível, evitando qualquer tipo de erro. Caso contrário, alguns horários podem se sobrepor, pacientes serem prejudicados e a desorganização tomar conta do consultório.

Feito o agendamento da primeira consulta, o fluxo normalmente segue com a aplicação de exames e o desenvolvimento de um plano de tratamento, identificando qual o período e a frequência que o paciente deve retornar ao consultório.

Para isso, é importante marcar os horários na agenda com antecedência, prestando atenção aos demais pacientes e aos dias disponíveis para que o tratamento ocorra sem nenhum problema.

Mantenha a agenda odontológica equilibrada

O gerenciamento ideal da agenda odontológica requer o equilíbrio entre a ociosidade e os horários lotados.

A primeira consulta que o paciente realiza costuma ser a mais demorada, uma vez que é o primeiro contato entre vocês, sendo necessário extrair o máximo de informação possível sobre o problema, histórico familiar, problemas de saúde, além de realizar a anamnese completa para efetuar o diagnóstico correto do paciente.

Ao contrário da primeira consulta, as seguintes, sendo de rotina ou manutenção, são mais rápidas, pois se inicia direto com o tratamento do paciente.

O ideal é você conseguir alternar sua agenda entre clientes novos e antigos, podendo realizar alguns encaixes durante o intervalo dessas consultas, atender emergências e tirar pacientes da lista de espera.

Preze pela pontualidade

Seja pontual para atender os pacientes e peça para que os funcionários também ajam assim para o total funcionamento da clínica. A pontualidade vai além de manter a agenda de consultório organizada.

Além disso, ser pontual agrega valor ao serviço que a sua clínica oferece, sem contar que fideliza os pacientes e melhora o ambiente profissional.

Confirme se o paciente aparecerá

Confirmar as consultas é de extrema importância para o bom gerenciamento da sua agenda odontológica, evitando a ociosidade caso um paciente não possa comparecer.

Um bom software de gerenciamento de consultórios odontológicos faz isso automaticamente e dispara um SMS na véspera para todos os pacientes agendados, que respondem para o número com um “sim” ou “não”.

Esse ponto é de muito importante, pois ao confirmar que um paciente não irá comparecer é possível reorganizar a agenda com antecedência, remanejando alguns pacientes ou entrando em contato com aqueles que estão na lista de espera.

Conheça seus pacientes

Seja atento a como seus pacientes se comportam nas consultas, principalmente os mais antigos que já estão fidelizados. Dessa forma, você consegue otimizar os horários conforme o perfil de cada paciente: quais chegam atrasados, se gostam de puxar conversa nas consultas, se preferem um atendimento objetivo, quais chegam ao consultório com antecedência.

Identifique pacientes

São vários os fatores que fazem o paciente parar de frequentar sua clínica, como dinheiro, falta de tempo e insatisfação. Uma agenda odontológica organizada ajuda a identificar esses padrões, para que algo possa ser feito.

Agenda odontológica online

Após entender como organizar sua agenda odontológica, é importante se atentar a qual modelo de agenda melhor se encaixa para o seu consultório.

Estamos no século XXI, e a tecnologia já dominou todos os campos e áreas, trazendo comodidade, facilidade e segurança. E com todos os benefícios de uma agenda online, fica impossível ponderar usar uma agenda de papel. Para te convencer que agenda de papel é coisa do passado, confira a comparação entre agenda de papel e agenda online em nuvem.

Acesso à agenda odontológica de onde você estiver

Já imaginou poder acessar sua agenda odontológica a hora que você quiser, 24 horas, de onde você estiver? Esse é um dos benefícios de ter uma agenda online (em nuvem)!

Ao contrário da agenda de papel, ou instalada no computador, um software odontológico em nuvem te permite o acesso por um computador ou smartphone, de forma fácil e rápida, onde você estiver.

Aqui vale uma observação. Evite softwares que precisam ser instalados no computador. Eles são extremamente inseguros, dependem, na maioria das vezes, de processos manuais de backups e estão suscetíveis a falhas.
Já um software em nuvem, é geralmente mantido em um data center, com altos níveis de segurança, monitoramento constante e backups regulares.

Você paga pelo que usa

É verdade que a agenda de papel é mais barata que um serviço de software de nuvem, porém com ele você economiza tempo, e como tempo é dinheiro, logo ele é financeiramente muito mais vantajoso.

Os softwares odontológicos otimizam os recursos dos agendamentos online, através da integração de diversas funcionalidades. Dessa forma, é possível enviar lembretes automáticos como confirmação de consultas, emitir atestados, boletos, notas fiscais, entre outros.

Ou seja, todos os itens necessários para ter uma agenda odontológica organizada e manter o controle do negócio, um bom software odontológico faz para você.

Um software odontológico é um investimento para seu negócio. Sendo assim, todo o investimento será revertido em otimização do tempo, te possibilitando ter um melhor gerenciamento da sua clínica e melhorando a qualidade dos atendimentos, gerando fidelização dos seus pacientes.

Entretanto, antes de contratar esse tipo de serviço, verifique se possui versão mobile, se precisa ser instalado ou é em nuvem, visto que a segunda opção possui muito mais vantagens, sendo mais segura e podendo ser acionada de qualquer lugar, como já mencionado.

A agenda para consultório odontológico é o motor que mantém o estabelecimento funcionando.