Você já parou para pensar na importância que a agenda odontológica tem para a sua clínica? A gestão eficiente da agenda é crucial para qualquer clínica odontológica, pois garante um fluxo de trabalho organizado e melhora a experiência do paciente. Você consegue ter sua agenda organizada de maneira adequada? Ou vive com problemas, encaixando seus pacientes e sem tempo para nada?
Saber organizar sua agenda não é tarefa fácil, mas felizmente existem maneiras de facilitar esse processo, trazendo um bom funcionamento para seu negócio, otimização dos horários da clínica e qualidade de atendimento para seus pacientes. Um sistema de agendamento disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, oferece conveniência tanto para os pacientes quanto para a clínica, ampliando a base de clientes e fortalecendo a reputação.
Sabemos que existem vários tipos de agenda e formas de utilizá-las. Por isso preparamos esse texto completo para você se organizar!
Como organizar a agenda odontológica?
Antes de pensar em qualquer coisa, você precisa pensar sobre a sua rotina e o que de fato funciona para você. Pois de nada adianta implementar agendas que não são práticas ou que não vão se adequar ao seu perfil de trabalho.
Analise a rotina da sua clínica para entender bem as suas necessidades. Abaixo listamos algumas perguntas que vão fazer você compreender melhor as suas necessidades:
- Quantos dentistas trabalham na sua clínica?
- Quantos pacientes você atende, em média, por dia/ semana?
- Qual é o tempo médio dos procedimentos executados na sua clínica?
- Qual é o período de funcionamento da clínica (dias na semana e horários)?
O acesso remoto é essencial para facilitar a organização e a comunicação na clínica, permitindo que toda a equipe tenha acesso à agenda de qualquer lugar.
Após responder a essas perguntas, e realizar uma breve reflexão, você começará a entender melhor a logística e a organização interna da sua clínica, conseguindo optar por um formato de agenda que irá melhor lhe atender.
Independente do tipo de agenda que escolher, você precisará aprender a organizar e a fazer a gestão de tempo. Por isso observe as nossas dicas de organização de agenda!
Compreender bem o fluxo de atendimento
O primeiro passo para ter uma boa agenda odontológica é entender bem o funcionamento do fluxo de atendimento do seu consultório. Ou seja, entender o caminho que o paciente percorre, desde o primeiro contato com o consultório, até a conclusão do seu tratamento.
Entender bem esse processo é fundamental para organizar a agenda, pois irá deixar claro o tempo necessário a investir em cada atendimento, evitando atrasos, falta ou excesso de pacientes.
Além disso, o fluxo de atendimento faz entender com mais precisão a etapa do tratamento onde o paciente se encontra, ficando possível visualizar quanto tempo ainda será necessário se dedicar a ele.
O fluxo de atendimento se inicia com o primeiro contato do paciente com o consultório, solicitando informações e explicando suas necessidades. Nesse momento, se realiza uma avaliação e todas as informações necessárias são recolhidas sobre o paciente, desde seus dados pessoais, como nome completo, idade, endereço e telefone, até informações referentes aos procedimentos já realizados com outros profissionais, problemas relatados, imagens da arcada dentária, entre outros dados considerados importantes.
É importante ressaltar que para arquivar todos esses dados é interessante contar com um software odontológico para consultório que possibilite salvar todas as informações em um lugar seguro e sem limite de espaço.
Após a organização desses dados, o fluxo segue para o agendamento da primeira consulta. Dessa forma, a partir desse momento, a agenda odontológica deve se manter a mais organizada possível, evitando qualquer tipo de erro. Caso contrário, alguns horários podem se sobrepor, pacientes serem prejudicados e a desorganização tomar conta do consultório.
Feito o agendamento da primeira consulta, o fluxo normalmente segue com a aplicação de exames e o desenvolvimento de um plano de tratamento, identificando qual o período e a frequência que o paciente deve retornar ao consultório. Para ajudar a reduzir faltas e atrasos, é recomendável enviar lembretes pelo WhatsApp aos pacientes antes das consultas.
Para isso, é importante marcar os horários na agenda com antecedência, prestando atenção aos demais pacientes e aos dias disponíveis para que o tratamento ocorra sem nenhum problema.
Mantenha a agenda odontológica equilibrada
O gerenciamento ideal da agenda odontológica requer o equilíbrio entre a ociosidade e os horários lotados.
A primeira consulta que o paciente realiza costuma ser a mais demorada, uma vez que é o primeiro contato entre vocês, sendo necessário extrair o máximo de informação possível sobre o problema, histórico familiar, problemas de saúde, além de realizar a anamnese completa para efetuar o diagnóstico correto do paciente.
Ao contrário da primeira consulta, as seguintes, sendo de rotina ou manutenção, são mais rápidas, pois se inicia direto com o tratamento do paciente.
O ideal é você conseguir alternar sua agenda entre clientes novos e antigos, podendo realizar alguns encaixes durante o intervalo dessas consultas, atender emergências e tirar pacientes da lista de espera.
Preze pela pontualidade
Seja pontual para atender os pacientes e peça para que os funcionários também ajam assim para o total funcionamento da clínica. A pontualidade vai além de manter a agenda de consultório organizada.
Além disso, ser pontual agrega valor ao serviço que a sua clínica oferece, sem contar que fideliza os pacientes e melhora o ambiente profissional.
Confirme se o paciente aparecerá
Confirmar as consultas é de extrema importância para o bom gerenciamento da sua agenda odontológica, evitando a ociosidade caso um paciente não possa comparecer.
Um bom software de gerenciamento de consultórios odontológicos faz isso automaticamente e dispara um SMS na véspera para todos os pacientes agendados, que respondem para o número com um “sim” ou “não”.
Esse ponto é de muito importante, pois ao confirmar que um paciente não irá comparecer é possível reorganizar a agenda com antecedência, remanejando alguns pacientes ou entrando em contato com aqueles que estão na lista de espera.
Conheça seus pacientes no consultório odontológico
Seja atento a como seus pacientes se comportam nas consultas, principalmente os mais antigos que já estão fidelizados. Dessa forma, você consegue otimizar os horários conforme o perfil de cada paciente: quais chegam atrasados, se gostam de puxar conversa nas consultas, se preferem um atendimento objetivo, quais chegam ao consultório com antecedência.
Identifique pacientes
São vários os fatores que fazem o paciente parar de frequentar sua clínica, como dinheiro, falta de tempo e insatisfação. Uma agenda odontológica organizada ajuda a identificar esses padrões, para que algo possa ser feito.
Agenda odontológica online
Após entender como organizar sua agenda odontológica, é importante se atentar a qual modelo de agenda melhor se encaixa para o seu consultório.
Uma agenda online pode ser extremamente útil para gerenciar uma rede de franquias ou múltiplas unidades de atendimento, unificando todas as operações em uma única plataforma.
Estamos no século XXI, e a tecnologia já dominou todos os campos e áreas, trazendo comodidade, facilidade e segurança. E com todos os benefícios de uma agenda online, fica impossível ponderar usar uma agenda de papel. Para te convencer que agenda de papel é coisa do passado, confira a comparação entre agenda de papel e agenda online em nuvem.
Acesso remoto à agenda odontológica de onde você estiver
Já imaginou poder acessar sua agenda odontológica a hora que você quiser, 24 horas, de onde você estiver? Esse é um dos benefícios de ter uma agenda online (em nuvem)!
Ao contrário da agenda de papel, ou instalada no computador, um software odontológico em nuvem te permite o acesso por um computador ou smartphone, de forma fácil e rápida, onde você estiver.
Aqui vale uma observação. Evite softwares que precisam ser instalados no computador. Eles são extremamente inseguros, dependem, na maioria das vezes, de processos manuais de backups e estão suscetíveis a falhas.
Já um software em nuvem, é geralmente mantido em um data center, com altos níveis de segurança, monitoramento constante e backups regulares.
Você paga pelo que usa
É verdade que a agenda de papel é mais barata que um serviço de software de nuvem, porém com ele você economiza tempo, e como tempo é dinheiro, logo ele é financeiramente muito mais vantajoso.
Os softwares odontológicos otimizam os recursos dos agendamentos online, através da integração de diversas funcionalidades. Dessa forma, é possível enviar lembretes automáticos como confirmação de consultas, emitir atestados, boletos, notas fiscais, entre outros.
Ou seja, todos os itens necessários para ter uma agenda odontológica organizada e manter o controle do negócio, um bom software odontológico faz para você.
Um software odontológico é um investimento para seu negócio. Sendo assim, todo o investimento será revertido em otimização do tempo, te possibilitando ter um melhor gerenciamento da sua clínica e melhorando a qualidade dos atendimentos, gerando fidelização dos seus pacientes.
Entretanto, antes de contratar esse tipo de serviço, verifique se possui versão mobile, se precisa ser instalado ou é em nuvem, visto que a segunda opção possui muito mais vantagens, sendo mais segura e podendo ser acionada de qualquer lugar, como já mencionado.
A agenda para consultório odontológico é o motor que mantém o estabelecimento funcionando